Datenschutzrichtlinie für Mitarbeiter

Willkommen bei der European Sperm Bank!

Die European Sperm Bank („ESB“ oder „wir“) erhebt und verarbeitet im Rahmen Ihrer Beschäftigung bei der ESB, der ESB UK, Ltd oder der IRC Hamburg personenbezogene Daten über Sie gemäß diesen Datenschutzhinweisen für Mitarbeiter.

Die ESB wird personenbezogene Daten über Sie erheben und verarbeiten, die für die Verwaltung Ihres Beschäftigungsverhältnisses mit der ESB als notwendig erachtet werden.

Es können folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

• Informationen wie die Sozialversicherungsnummer, der Name, die Adresse, die Telefonnummer, die E-Mail-Adresse usw.;
• eine Kopie des Reisepasses und des Führerscheins;
• Arbeitsinformationen wie z. B. die Mitarbeiterkennung, das Einstellungsdatum, der Lebenslauf, der Arbeitsort, die geschäftliche E-Mail-Adresse, die geschäftliche Telefonnummer, die Anrede, die berufliche Position, Vollzeit/Teilzeit, Beförderungen usw.;
• finanzielle Informationen wie das Gehalt und andere Vergütungen, Boni, Steuern, die Bankkontonummer, sonstige Arbeitnehmerleistungen usw.;
• die Erfassung der Arbeitszeit;
• krankheitsbedingte Abwesenheit;
• Abwesenheit aufgrund von Mutterschaftsurlaub oder sonstige Beurlaubung von der Beschäftigung;
• Aus- und Weiterbildung;
• Leistungsbeurteilungen;
• Ergebnisse von Persönlichkeitstests usw.;
• Kopien von polizeilichen Führungszeugnissen oder sonstige Informationen über Straftaten;
• Fotos und Videos;
• Einkäufe von Mitarbeitern;
• Informationen, die im Rahmen der Zugangskontrolle gewonnen wurden;
• Disziplinarmaßnahmen und Straftaten;
• Passwörter und Benutzernamen;
• Familieninformationen wie z. B. Angehörige;
• Informationen, die gegebenenfalls für das Verwalten von Kostenübernahmen/-erstattungen durch Krankenkassen, Altersversorgungssysteme oder andere Beihilfeanbieter erforderlich sind;

Darüber hinaus können wir in bestimmten Fällen zur Erhebung und Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten verpflichtet sein, wie z. B.:

• Gesundheitsdaten;
• andere besondere Kategorien personenbezogener Daten wie etwa eine Mitgliedschaft in einer Gewerkschaft, biometrische Daten usw.

Die ESB wird nur solche personenbezogenen Daten über Sie erheben und verarbeiten, die in Bezug auf Ihr Beschäftigungsverhältnis mit der ESB als notwendig erachtet werden. Hinsichtlich der meisten personenbezogenen Daten, die die ESB über Sie erhebt und verarbeitet, ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der zwischen der ESB und Ihnen geschlossene Beschäftigungsvertrag. Die ESB verarbeitet möglicherweise auch Personalverwaltungsdaten aufgrund einer entsprechenden gesetzlichen Verpflichtung (etwa in Form der Verarbeitung von Mitarbeiterdaten im Zusammenhang mit Meldepflichten zur Sozialversicherung, mit der Steuerberichterstattung und mit der Berichterstattung über Arbeitsunfälle) oder aufgrund der berechtigten Interessen der ESB als Arbeitgeber, wie zum Beispiel – jedoch nicht ausschließlich – der Mitarbeiterbeurteilung.

Bestimmte Verarbeitungstätigkeiten erfordern Ihr vorheriges Einverständnis, z. B. eine Verwendung Ihrer Fotos auf Websites oder zu Marketingzwecken. Ihre personenbezogenen Daten können auch verarbeitet werden, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen oder Rechtsansprüche zu begründen oder zu verteidigen.

Die European Sperm Bank (ESB) kann Ihre personenbezogenen Daten aus folgenden Gründen verarbeiten: 

• Personalverwaltung, Verwaltung und Leistung von Vergütungen (Gehalt, Boni, Sozialleistungen usw.), Schulungen und andere Funktionen der Personalverwaltung in Verbindung mit Ihrem Beschäftigungsverhältnis mit der ESB;
• Planung und Verwaltung der Belegschaft der ESB für die Gesellschaften der ESB;
• Ernennungen, Beförderungen und Rückstufungen;
• Personalentwicklungsdateien, Leistungsmanagement und -beurteilungen, Effektivitätsbewertungen usw.
• Analyse und Verwaltung der Arbeitsfertigkeiten, Zertifizierungen, Lizenzen und Kompetenzen von Mitarbeitern;
• Erfassung und Pflege von beruflichen Werdegängen sowie von Aufzeichnungen über Abwesenheitszeiten und Disziplinarmaßnahmen;
• Durchführung von Mitarbeiterbefragungen;
• Verwaltung von Mitarbeiterkäufen;
• Gebäudeverwaltung und -sicherheit;
• Bereitstellung und Betreuung von IT-Systemen, Nutzerprofilen, Recherchen usw.;
• Bearbeitung von Ansprüchen und Streitigkeiten;
• Einhaltung gesetzlicher, regulatorischer und sonstiger Verpflichtungen im Sinne einer guten Unternehmensführung;
• sonstige legitime Geschäftszwecke.

Um die oben genannten Zwecke zu verfolgen, können Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weitergegeben werden, die im Rahmen eines Vertragsverhältnisses mit der ESB relevante Dienstleistungen erbringen, wie etwa Verarbeiter von Gehalts-, Spesen- und anderen Vergütungsinformationen sowie IT-Hosting- und Wartungsanbieter. Entsprechende Dienstleister werden die personenbezogenen Daten nur gemäß unseren Weisungen verarbeiten.

Bestimmte personenbezogene Daten werden auch bei entsprechender gesetzlicher Verpflichtung und für Steuer- oder andere Zwecke an staatliche Stellen gemeldet, oder an Renten- oder Versicherungsanbieter, sowie an Reisebüros, Fluggesellschaften, Leasingbüros sowie Finanzinstitutionen. Personenbezogene Daten können auch an Externe weitergegeben werden, wenn dies aufgrund von arbeitsrechtlichen oder anderen einschlägigen rechtlichen Vorschriften erforderlich ist, sowie an Dritte, an die die ESB nach entsprechender ausdrücklicher Zustimmung Ihrerseits Ihre personenbezogenen Daten weitergeben kann.

Wenn Ihre personenbezogenen Daten an Datenverantwortliche oder Datenverarbeiter in Ländern außerhalb der EU/EWR, einschließlich von Konzerngesellschaften, übermittelt werden, die kein angemessenes Datenschutzniveau gewährleisten, wird diese Übermittlung durch die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission abgesichert.

Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich für eine Dauer von fünf (5) Jahren nach der Beendigung Ihres Beschäftigungsverhältnisses gespeichert, es sei denn, wir sind aufgrund von gesetzlichen Bestimmungen oder von Erfordernissen im Zusammenhang mit der Verteidigung eines bestimmten Anspruchs oder einer bestimmten Streitigkeit verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten über einen längeren Zeitraum zu speichern.

Sensible personenbezogene Daten werden gelöscht, wenn der Zweck, zu dem sie erhoben und verarbeitet wurden, nicht mehr besteht.

Wir können Ihre Daten über einen längeren Zeitraum als oben angegeben in anonymisierter Form – d. h. so, dass wir die Daten nicht mehr zu Ihnen zurückverfolgen können – verarbeiten und speichern.

Sie haben ein Recht auf Zugang zu den personenbezogenen Daten, die wir über Sie verarbeiten und speichern, vorbehaltlich bestimmter gesetzlicher Ausnahmen. Darüber hinaus haben Sie das Recht, die Verarbeitung abzulehnen und eine Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Zudem sind Sie auch berechtigt, von uns die Berichtigung oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn dies erforderlich ist.

Unter bestimmten Umständen können Sie auch verlangen, dass wir Ihnen einen Überblick über Ihre personenbezogenen Daten in strukturierter, gebräuchlicher und maschinenlesbarer Form zur Verfügung stellen, und uns auffordern, die entsprechenden Daten an eine andere für die Datenverarbeitung verantwortliche Stelle zu übermitteln.

Weitere Informationen über Ihre Rechte können Sie auf der Website der britischen Datenschutzbehörde (Information Commissioner’s Office; ICO) unter https://ico.org.uk/for-organisations/guide-to-the-general-data-protection-regulation-gdpr/individual-rights/ nachlesen.

Wenn Sie irgendwelche Ihrer Rechte ausüben möchten oder Fragen zu dieser Datenschutzrichtlinie oder zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben, können Sie sich unter dataprotection@europeanspermbank.com an die Datenschutzabteilung der ESB wenden. Sie können auch eine Beschwerde bei Ihrer örtlichen Datenschutzbehörde einlegen, wie etwa bei der britischen Datenschutzbehörde (Information Commissioner’s Office), https://ico.org.uk/, oder der dänischen Agentur für Datenschutz (Datatilsynet), https://www.datatilsynet.dk/.

Version
QM POL04-01 Privacy Policy for Employees DE_30Oct2018