Privatlivspolitik for medarbejdere

Velkommen til European Sperm Bank!

European Sperm Bank ApS (”ESB” eller “vi”) vil indsamle og behandle personoplysninger om dig som led i din ansættelse i overensstemmelse med denne Privatlivspolitik for medarbejdere.

ESB vil indsamle og behandle personoplysninger om dig, der vurderes nødvendige som led i administrationen af din ansættelse hos ESB. Formålet med behandlingen af dine oplysninger er overordnet set administration af dine personaleforhold i forbindelse med ansættelsesforholdets forløb og ophør.

ESB er dataansvarlig for de oplysninger, der behandles af os i forbindelse med din ansættelse, og ESB har således i henhold til databeskyttelseslovgivningen ansvaret for, at dine personoplysninger behandles lovligt.

Dette indebærer bl.a., at du til enhver tid kan rette henvendelse til ESB, herunder vores databeskyttelsesrådgiver, hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger, eller hvis du ønsker at gøre dine rettigheder gældende i henhold til databeskyttelseslovgivningen – se i den forbindelse punkt 8 nedenfor.

Personalefilen

Når du bliver ansat, opretter vi en personalesag om dig i vores it-system. Her registrerer vi en række forskellige personoplysninger, der som udgangspunkt stammer fra dig selv. Vi registrerer bl.a.

• identifikationsoplysninger, herunder dit fulde navn, privatadresse, privat telefonnummer og privat e-mailadresse.
• oplysninger om din bankkonto og løn
• din stillingsbetegnelse, arbejdsopgaver, arbejdstider, hvilket område du hører til, hvem der er din chef, om du har rokeret internt hos ESB,
• oplysninger om din uddannelse og tidligere ansættelse/arbejdspladser, om den efteruddannelse, du måtte have taget, om du har haft orlov eller andet fravær, og om din anciennitet
• oplysninger om andre tjenstlige forhold, herunder referater af medarbejderudviklingssamtaler og sygefraværssamtaler,

Retsgrundlaget for behandlingen af de ovennævnte oplysninger er, at behandlingen af oplysningerne er nødvendig, for at kunne opfylde den ansættelseskontrakt, du har indgået med os. Retsgrundlaget er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.

Der kan i forbindelse med ovenstående også registreres lægeerklæringer, mulighedserklæringer samt anden dokumentation for sygdom. I det omfang der behandles helbredsoplysninger, sker dette fordi det er nødvendigt for at iagttage de forpligtelser mv., som enten følger eller udspringer af lovgivningen og/eller vores arbejdsretlige forpligtelser i øvrigt. Vi behandler i så fald disse oplysninger, idet dette er nødvendigt for, at vi kan overholde en forpligtelse, som fastsat i anden lovgivning mv. eller forfølge en legitim interesse, der udspringer af anden lovgivning mv., jf. databeskyttelseslovens § 12, stk. 1 og 2. Sådan lovgivning er bl.a. bestemmelserne i sygedagpengeloven eller helbredsoplysningsloven.

Vi behandler desuden dit personnummer (CPR-nummer), fordi vi efter skattelovgivningen er forpligtede til at bruge dette i forbindelse med lønudbetaling og indberetning til SKAT. Retsgrundlaget er databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 1.

Vi registrerer også de oplysninger om nærmeste pårørende, du har givet os, for at vi kan give besked, hvis du bliver syg eller kommer ud for et uheld. Retsgrundlaget er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Behandlingen er nødvendig for, at vi kan forfølge den legitime interesse, at vi kan kontakte dine pårørende, hvis det skulle blive nødvendigt, fx hvis du bliver syg mv., mens du er på arbejde.

Oplysningerne om dig kan vi evt. sammenkøre med oplysninger om andre medarbejdere, fx for at lave forskellige former for statistikker og opgørelser. Det kan være sygefraværsstatistik, statistik over aldersmæssig fordeling i enheder og områder, rokeringshyppighed mv. Retsgrundlaget er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Behandlingen er nødvendig for, at vi kan forfølge den legitime interesse, at vi kan udarbejde statistik, som vi kan benytte for at indrette arbejdspladsen og de enkelte stillingsfunktioner på den mest hensigtsmæssige måde.

Særligt om fravær

Vi registrerer dit fravær på grund af sygdom, barsel og anden form for orlov, bl.a. så vi eventuelt kan få refusion for de timer, du er væk. Vi bruger også registreringerne til at lave en sygefraværsstatistik.

Hvis lovgivningen giver os mulighed for at få refusion, sender vi de relevante oplysninger om dig, herunder dit personnummer, til de myndigheder, der varetager denne opgave, herunder Udbetaling Danmark og din kommune. Tilsvarende gælder i forhold til relevante forsikringsordninger.

Behandlingen af oplysningerne om dit fravær er nødvendig for, at vi kan opfylde den ansættelseskontrakt, du har indgået med os, eller fordi vi skal overholde en forpligtelse, som fastsat i anden lovgivning mv. eller forfølge en legitim interesse, der udspringer af anden lovgivning mv. Retsgrundlaget er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b samt databeskyttelseslovens § 12, stk. 1 og 2. Den nævnte anden lovgivning er bl.a. bestemmelserne i kap. 10 i lov om ret til orlov og dagpenge ved barsel og kapitel 19 sygedagpengeloven.

Vi registrerer også dit forbrug af feriedage. Hvis du ikke har ret til ferie med løn, informerer vi vores lønadministrator om dine feriedage, så du kan blive trukket i løn. Behandlingen er nødvendig for, at vi kan overholde en forpligtelse, som fastsat i anden lovgivning mv. eller forfølge en legitim interesse, der udspringer af anden lovgivning mv., jf. databeskyttelseslovens § 12, stk. 1 og 2. Sådan lovgivning er bl.a. bestemmelserne i ferieloven.

Graviditet og barsel mv.

I overensstemmelse med graviditets-, barsels-, fædre- og forældreorlovsreglerne registrerer vi oplysninger om forventet fødselstidspunkt, selve fødslen og orlovsperioder mv. I den forbindelse behandler vi – som dokumentation for den forventede fødselsdato/terminsdato – kopi af vandrejournalen eller en attest fra lægen, der angiver datoen for forventet fødsel. Vi videregiver endvidere oplysninger om fødsel og orlov til Udbetaling Danmark til brug for modtagelse af barselsdagpenge mv.

Registreringen og videregivelsen af oplysningerne er nødvendig for, at vi kan overholde en forpligtelse, som fastsat i anden lovgivning mv. eller forfølge en legitim interesse, der udspringer af anden lovgivning mv., jf. databeskyttelseslovens § 12, stk. 1 og 2. Sådan anden lovgivning er bl.a. bestemmelserne i kap. 10 i lov om ret til orlov og dagpenge ved barsel.

Stillinger med løntilskud, herunder fleksjob

Hvis du er ansat i en stilling med løntilskud, herunder fleksjob, registreres dette hos os. Med henblik på at få refusion kontakter vi din kommune eller andre offentlige myndigheder, der i den forbindelse kan få adgang til relevante oplysninger om din ansættelse.

Behandlingen af dine personoplysninger er nødvendig for, at vi kan overholde en forpligtelse, som fastsat i anden lovgivning mv. eller forfølge en legitim interesse, der udspringer af anden lovgivning mv., jf. databeskyttelseslovens § 12, stk. 1 og 2. Sådan lovgivning er bl.a. bestemmelserne i lov om en aktiv beskæftigelsesindsats.
Løn, skat og ATP

ESB benytter et lønsystem, som administreres af vores eksterne lønadministrator. Når vi anviser din løn, bruger vi dit personnummer. Vores samlede lønsum bliver via lønsystemet overført til vores bankforbindelse, som sørger for, at din løn bliver sendt til kontoen i din bank. Samtidig bliver din A-skat mv. overført til SKAT. Vi har tillige adgang til lønsedlerne, som vi kan trække elektronisk via vores adgang til lønsystemet.

Hvis vi skal betale dig et beløb uafhængigt af din månedlige lønudbetaling, fx rejsegodtgørelse, er fremgangsmåden den samme.

Behandlingen af ovennævnte lønoplysninger er nødvendig for, at vi kan opfylde den ansættelseskontrakt, du har indgået med os. Retsgrundlaget er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.

Vi modtager dine skatteoplysninger direkte fra SKAT. Hvis der sker ændringer i dit skattekort, bliver vi automatisk underrettet. Hver måned overføres A-skat og arbejdsmarkedsbidrag til SKAT via lønsystemet. Samtidig får SKAT en række oplysninger om dig: Navn, adresse, personnummer, ansættelsessted og din bruttoløn. SKAT får også oplyst, hvad du samlet har tjent i årets løb.

Også indbetalingen af månedlige bidrag til Arbejdsmarkedets Tillægspension (ATP) foregår via lønsystemet. SKAT får hvert år oplyst, hvor meget du har betalt til ATP.

Behandlingen i forbindelse med SKAT og ATP er nødvendig for, at vi kan overholde en forpligtelse, som fastsat i anden lovgivning mv., eller forfølge en legitim interesse der udspringer af anden lovgivning mv., jf. databeskyttelseslovens § 12, stk. 1 og 2. Sådan anden lovgivning er bl.a. bestemmelserne i lov om arbejdsmarkedsbidrag og kildeskattelovens afsnit V.

Hvis du har en pensionsordning, oplyses det til SKAT og vores eksterne lønadministrator, hvor meget du skal indbetale til pension, og til hvilket pensionsselskab. Dit navn, personnummer og beløbet fremgår af overførslen. Se nærmere om pension nedenfor.

Pension

Som led i oprettelsen af din pensionsordning hos AP Pension behandles dit navn og dine kontaktoplysninger, dit personnummer samt oplysninger om din ansættelsesdato, form for beskæftigelse og dine lønoplysninger. ESB videregiver disse oplysninger til pensionsselskabet, idet det er nødvendigt for at kunne opfylde firmapensionsaftalen, som vi tilbyder dig som led i dit ansættelsesforhold hos ESB, samt for at iagttage bestemmelser i lovgivningen.

Retsgrundlaget for videregivelsen af dit navn og dine kontaktoplysninger samt oplysninger om din ansættelsesdato, form for beskæftigelse og dine lønoplysninger er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b. Retsgrundlaget for videregivelsen af dit personnummer er databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 1.

Sundhedsforsikring

I forbindelse med din ansættelse hos ESB tilbydes du en sundhedsforsikring hos Mølholm Forsikring. Ved tilmelding til forsikringsordningen behandles dit navn, din adresse og dine kontaktoplysninger samt dit personnummer. ESB videregiver disse oplysninger til forsikringsselskabet, idet det er nødvendigt for at kunne opfylde den forsikringsordning, som vi tilbyder dig som led i dit ansættelsesforhold hos ESB.

Retsgrundlaget for videregivelsen af dit navn, din adresse og dine kontaktoplysninger er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b. Retsgrundlaget for videregivelsen af dit personnummer er dit samtykke, som vi indhenter i overensstemmelse med databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 2.

Outlook (e-mails og kalender)

Vi logger alle e-mails på din ESB-e-mailadresse centralt. Vi registrerer fx afsender, modtager, tid, emne og indhold. I tilfælde af sygdom eller øvrigt fravær kan vi give andre adgang til din e-mailkonto, hvis det er nødvendigt af forretningsmæssige årsager. Behandlingen er nødvendig for, at vi kan sikre drift, sikkerhed, genetablering og sagsdokumentation, og for, at vi kan kontrollere, om din brug af e-mail er i strid med vores retningslinjer herom.

I din kalender registrerer du selv aftaler om møder, fravær mv. Andre medarbejdere og tredjemand kan sende dig invitationer til møder mv. Hvis du har givet en anden medarbejder adgang til din kalender, kan denne medarbejder oprette aftaler på dine vegne mv. Kalenderen giver samtidig mulighed for reservation af mødelokaler. Indholdet af din kalender er som udgangspunkt synligt for alle medarbejdere, medmindre aftalen er markeret som privat. ESB's behandling af personoplysninger i forbindelse med din kalender er nødvendig for, at vi kan foretage organisatoriske og planlægningsmæssige tiltag med udgangspunkt i de oplysninger, du har registreret.

Retsgrundlaget for ovennævnte behandlinger er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk.1, litra f, og de legitime interesser vi forfølger, er anført ovenfor.

Adfærd på internettet

Vi registrerer ikke dine besøg på internetsider centralt, men siderne bliver automatisk registreret på din computer i mappen 'Temporary internet files' ligesom de websites, som du besøger, ofte gør brug af cookies, der gemmes på din computer, hvis du accepterer dette. Du kan slette disse registreringer når som helst.

Portrætfotos mv.

Brug af dit portrætbillede på vores hjemmesider eller til markedsføringsformål kræver dit forudgående samtykke, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a.

Visitkort

Udvalgte medarbejdere får udarbejdet visitkort indeholdende følgende personoplysninger: Navn, stillingsbetegnelse, telefonnummer og arbejdse-mail.

Vores legitime interesse er, at det er nødvendigt at behandle dine personoplysninger, således at vi kan udarbejde visitkort med henblik på, at disse kan udleveres til vores kunder og samarbejdspartnere, således at disse kan kontakte dig. Retsgrundlaget er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk.1, litra f.

Frokostordning

Vi registrerer, om du deltager i vores frokostordning. Dette sker med henblik på, at du skal trækkes i løn herfor. Retsgrundlaget er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, idet vi har indgået en aftale om denne ordning.

Databehandlere

Visse oplysninger opbevares tillige hos vores databehandlere i forbindelse med vores eksterne lønadministration samt i forbindelse med de drifts- og it-sikkerhedsmæssige opgaver (som fx hosting og backup mv.), vi også får løst eksternt. Opbevaring af oplysningerne hos eksterne samarbejdspartnere (vores databehandlere) er undergivet de danske databeskyttelsesregler i databeskyttelseslovgivningen, og der er indgået databehandleraftaler med databehandlerne, der bl.a. skal sikre, at dine oplysninger ikke kommer uvedkommende i hænde.

Offentlige myndigheder

I forbindelse med bl.a. lønadministration, lønrefusion, arbejdsskadesager mv. videregives nødvendige oplysninger til relevante offentlige myndigheder – fx til SKAT, kommuner, ATP, Udbetaling Danmark og Arbejdsskadestyrelsen, som beskrevet ovenfor. Derudover kan vi videregive oplysninger om dig til vores arbejdsskadeforsikringsselskab eller andre forsikringsselskaber, hvis dette er relevant og nødvendigt til brug for deres behandling af anmeldte skader mv.

Videregivelsen er nødvendig for, at vi kan overholde en retlig forpligtelse overfor de pågældende myndigheder eller at det er nødvendigt for at kunne overholde vores forpligtelser, som er fastsat i anden lovgivning eller overenskomster. Retsgrundlagene er henholdsvis databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c, og databeskyttelseslovens § 12, stk. 1, jf. bl.a. kildeskatteloven, lov om ret til orlov og dagpenge ved barsel, lov om sygedagpenge samt lov om arbejdsskadesikring.

Pension og sundhedsforsikring

ESB videregiver personoplysninger til pensionsselskab og sundhedsforsikringsselskab. Se nærmere i afsnittene herom ovenfor.

Rådgivere

Dine personoplysninger kan også videregives til vores eksterne advokater eller andre rådgivere til brug for løsningen af en konkret opgave. Det kan fx være, hvis ESB har brug for juridisk bistand i en sag, hvor du er involveret, og hvor de relevante personoplysninger derfor skal bruges af vores advokat. Videregivelsen til vores rådgiver vil i så fald ske, hvis det er nødvendigt for at få bistand til en sag, hvori du er involveret, og dermed for, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares. Retsgrundlaget er henholdsvist databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, og databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra f.

I forbindelse med din fratræden registreres oplysninger om ophør af ansættelse, herunder eventuelt opsigelse, afskedigelse eller bortvisning og relevante forhold i forbindelse hermed – fx baggrunden for, at du ikke længere er ansat hos os.

Registreringen sker bl.a. på baggrund af vores retlige forpligtelser, herunder så vi kan oplyse om årsagen til en afskedigelse, ligesom det kan være nødvendigt for, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares. Derudover kan behandlingen være nødvendig for, at vi kan overholde en forpligtelse, som fastsat i anden lovgivning mv. eller forfølge en legitim interesse, der udspringer af anden lovgivning mv.

Retsgrundlaget er navnlig databeskyttelsesforordningens artikel, 9, stk.2, litra f, databeskyttelseslovens § 12, stk. 1 og 2 samt bestemmelserne i funktionærloven.

Som hovedregel vil dine personoplysninger blive opbevaret i en periode på op til 5 år efter udgangen af det regnskabsår, hvor dit ansættelsesforhold er afsluttet, medmindre vi skal opbevare dine personoplysninger i en længere periode fx som dokumentation i forbindelse med en tvist.

Følsomme personoplysninger vil blive slettet, når de ikke længere er nødvendige til de formål, hvortil de behandles.

Din e-mailkonto vil blive deaktiveret senest 12 måneder efter din fratræden.

Vi kan behandle dine oplysninger i en længere periode end angivet ovenfor i anonymiseret form, hvilket betyder, at oplysningerne ikke længere vil kunne henføres til dig.

Du har efter databeskyttelseslovgivningen nogle rettigheder i forbindelse med vores behandling af din ansøgning og dine personoplysninger. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.

• Ret til at se oplysninger (indsigtsret): Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.
• Ret til berigtigelse (rettelse): Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.
• Ret til sletning: I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.
• Ret til begrænsning af behandling: Du har visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
• Ret til indsigelse: Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores eller lovlige behandling af dine personoplysninger.
• Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet): Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Der henvises i øvrigt til vores øvrige politikker og retningslinjer, der tillige indeholder en beskrivelse af særlige de behandlinger af personoplysninger, herunder "Privatlivspolitik – rekruttering" samt vores slettepolitik.

Du kan læse mere om databeskyttelseslovgivningen og dine rettigheder på Datatilsynets hjemmeside https://www.datatilsynet.dk/.

Hvis du gerne vil udøve nogle af dine rettigheder, hvis du har spørgsmål til denne privatlivspolitik eller behandlingen af dine personoplysninger, bedes du kontakte ESB’s databeskyttelsesrådgiver på dataprotection@europeanspermbank.com. Du kan også indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på https://www.datatilsynet.dk/.

Version
QM POL04-03 Privatlivspolitik for Medarbejdere_27Feb2019